KI-ROI-Rechner: Amortisation in Monaten
Rechnen Sie aus, wie viele Stunden eine Automatisierung im Jahr einspart, nach wie vielen Monaten sie sich bezahlt macht und was nach drei Jahren netto übrig bleibt. Die Automatisierungsquoten stammen aus veröffentlichten Studien, die Preisbänder aus unserer offenen Preisliste. Jede Formel steht auf dieser Seite.
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Gehalt plus Arbeitgeberanteile, Arbeitsplatz, Geräte und bezahlte Abwesenheit. Der Startwert 45 EUR ist ein Platzhalter, keine Statistik. Holen Sie die Zahl aus Ihrer Personalabteilung.
Band 7.800 € bis 20.800 €, Startwert in der Mitte. Umgerechnet aus der HUF-Preisliste mit 385 HUF/EUR, gerundet auf volle 100 EUR.
Startwerte aus Prozessautomatisierungs-Studien von McKinsey, Deloitte und Forrester. Die reale Spanne liegt zwischen 30 und 80 Prozent.
Eingesparte Stunden pro Jahr
2.400 Std.
10 Personen mal 8 Stunden pro Woche mal 50 Wochen mal 60 Prozent gewichtete Quote
Amortisation
1,6 Monate
Umsetzung 14.300 € geteilt durch die monatliche Ersparnis von 9.000 €
Nettoersparnis über 3 Jahre
296.830 €
ROI über 3 Jahre: 1092 %, inklusive drei Jahren Wartung zu 30 Prozent pro Jahr
Rechenweg anzeigen
- Gewichtete Automatisierungsquote: 60 % (Mittelwert aus 3 Prozessarten)
- Arbeitsstunden pro Jahr gesamt: 4.000 Std.
- Davon eingespart: 2.400 Std.
- Eingesparte Kosten pro Jahr: 108.000 €
- Wartung pro Jahr (30 Prozent der Umsetzung): 4.290 €
- Investition über 3 Jahre (Umsetzung plus dreimal Wartung): 27.170 €
Reale Automatisierungsquoten liegen zwischen 30 und 80 Prozent. Die Startwerte sind dokumentierte Durchschnitte aus Automatisierungsstudien von McKinsey und Deloitte. Der Rechner unterstellt 50 Arbeitswochen; bei 30 Urlaubstagen plus Feiertagen sind es real eher 46 bis 47, das Ergebnis fällt also rund 6 Prozent zu günstig aus.
Wie es weitergeht
Die Schätzung arbeitet mit Branchendurchschnitten. Belastbar wird sie erst nach einem Pilotprojekt an einem echten Prozess. In 30 Minuten klären wir, welcher Prozess sich dafür eignet, und Sie bekommen danach einen Festpreis mit Umfang und Zeitplan.
Sechs Formeln, sechs Quellen
Kein geschlossener Kasten. Die Quoten kommen aus veröffentlichten Studien, die Preisbänder aus unserer Preisliste, der Wartungssatz aus einer offen benannten Faustregel. Ändern Sie oben einen Wert, rechnet die Seite sofort neu.
1. Gewichtete Automatisierungsquote
gewichtete_quote = Mittelwert der Quoten aller ausgewählten Prozessarten
Startwerte aus der Studienlage: Dokumentenklassifikation 60 Prozent, E-Mail-Vorsortierung 50, First-Level-Support 40, Datenerfassung 70, Standardberichte 50, Vertragsprüfung 35, Lead-Qualifizierung 65. Der Rechner bildet den einfachen Mittelwert über die Prozessarten, die Sie ausgewählt haben.
Wichtig: Die reale Spanne liegt zwischen 30 und 80 Prozent. Die Startwerte sind Marktmediane und keine Prognose für Ihr Haus. Für eine vorsichtige Rechnung nehmen Sie 30 bis 50 Prozent, für ein optimistisches Szenario 60 bis 80.
Quelle: McKinsey, The state of AI
2. Eingesparte Stunden pro Jahr
stunden_pro_jahr = Personen × Stunden pro Woche × 50 Wochen × gewichtete_quote
Die Formel rechnet mit 50 Arbeitswochen. Das ist die schwächste Annahme im ganzen Modell, und wir sagen sie lieber vorher: Bei 30 Urlaubstagen plus Feiertagen sind es real eher 46 bis 47 Wochen. Die ausgewiesene Ersparnis fällt dadurch rund sechs Prozent zu hoch aus. Wer konservativ rechnen will, zieht von der Automatisierungsquote fünf bis acht Prozentpunkte ab und prüft, ob die Amortisationszeit dann immer noch trägt.
Quelle: Deloitte, Intelligent Automation
3. Eingesparte Kosten pro Jahr
kosten_pro_jahr = eingesparte Stunden × Vollkostensatz
Der Vollkostensatz ist mehr als das Bruttogehalt: Arbeitgeberanteile, Arbeitsplatz, Geräte, Software und bezahlte Abwesenheit gehören dazu. Der Startwert von 45 EUR im Rechner ist ausdrücklich ein Platzhalter und keine Statistik. Die belastbare Zahl liegt in Ihrer Personalabteilung.
Zur Einordnung nach außen: Der Freelancer-Kompass 2026, eine Panelbefragung unter IT-Freelancern im DACH-Raum vom 02.07.2026, nennt einen Medianstundensatz von 95 EUR, in der Softwareentwicklung 90 EUR und bei SAP und ERP 120 EUR. Interne Vollkosten liegen darunter, weil im externen Satz Akquise, Leerlauf und Marge stecken.
4. Umsetzungspreis
umsetzung = Mitte des gewählten Bandes (Chatbot 5.200 EUR, RAG 14.300 EUR, individuelle KI 26.000 EUR)
Die Bänder stehen offen in unserer Preisliste: KI-Chatbot 2.600 bis 7.800 EUR bei vier bis sechs Wochen Laufzeit, RAG-Wissenssystem 7.800 bis 20.800 EUR bei zwei bis vier Monaten, individuelle KI-Lösung 13.000 bis 39.000 EUR bei drei bis neun Monaten. Umgerechnet aus der in Forint geführten Liste mit 385 HUF/EUR, gerundet auf volle 100 EUR. Der Kurs ist ein kalkulatorischer Richtwert, kein Tageskurs.
Der Rechner startet in der Mitte des Bandes. Sobald Sie ein konkretes Projektbudget haben, überschreiben Sie den Wert.
Quelle: AppForge Preisliste
5. Wartung pro Jahr
wartung_pro_jahr = Umsetzungspreis × 0,30
30 Prozent sind eine Faustregel und keine gemessene Zahl. Wir nennen sie trotzdem, weil ein Rechner ohne Wartungszeile das Ergebnis systematisch schönt. Bei KI-Systemen ist der Ansatz gut begründbar: Modellversionen wechseln alle drei bis sechs Monate, Prompt-Vorlagen brauchen Nachjustierung, und aus der Nutzung ergeben sich laufend Anpassungen an Regeln und Datenquellen. In realen Verträgen landet der Satz je nach Projektgröße zwischen 15 und 35 Prozent.
Quelle: Faustregel, offen ausgewiesen
6. Amortisation und Dreijahreswert
amortisation_monate = umsetzung ÷ (kosten_pro_jahr ÷ 12) · netto_3j = 3 × kosten_pro_jahr − umsetzung − 3 × wartung · roi_3j = netto_3j ÷ (umsetzung + 3 × wartung) × 100
Die Amortisationszeit sagt, nach wie vielen Monaten die monatliche Ersparnis den Umsetzungspreis zurückgeholt hat. Der Dreijahres-ROI zeigt, welchen Anteil der Gesamtinvestition das System in drei Jahren zurückgibt. Im Mittelstand gilt in der Regel: unter zwölf Monaten Amortisation und über 100 Prozent ROI, und die Freigabe ist eine Formsache.
Quelle: AppForge, eigene Methodik
Was das Ergebnis bedeutet
Unter 12 Monaten Amortisation
Tragfähiger Fall. In der Regel braucht es dafür keinen formalen Business Case. Nächster Schritt: ein Gespräch über die Reihenfolge der Prozesse, den Umfang der Datenvorbereitung und ein Festpreisangebot.
12 bis 24 Monate
Eine Investitionsentscheidung mit Begründungspflicht, aber die Rechnung trägt. Der pragmatische Weg ist ein Pilot: vier bis acht Wochen, eine Prozessart, ein messbares Ergebnis. Bewährt sich der Pilot, kommen weitere Prozessarten in späteren Stufen dazu.
Über 24 Monate
Entweder ist das Volumen zu klein oder der Umfang zu groß. Zwei Fragen helfen weiter: Lässt sich eine weitere Prozessart in denselben Umfang aufnehmen, oder ist ein Chatbot als Einstieg der bessere Startpunkt. Meist bringt ein neuer Zuschnitt die Amortisation unter zwölf Monate.
Negative Nettoersparnis
Umsetzung plus drei Jahre Wartung übersteigen die Ersparnis. Das heißt nicht, dass das Vorhaben falsch ist: Qualitätsgewinne wie weniger Fehler, kürzere Durchlaufzeiten und ein besserer Erstkontakt stehen nicht im Modell. Rein finanziell lässt sich der Fall so aber nicht vertreten.
Wo dieser Rechner an seine Grenze kommt
Er unterstellt, dass eingesparte Stunden auch tatsächlich anders genutzt werden. Wenn drei Personen je zwei Stunden pro Woche gewinnen, entsteht daraus keine freie Stelle, sondern Luft im Tagesgeschäft. Diese Luft ist wertvoll, taucht aber in keiner Kostenstelle auf. Ebenfalls nicht im Modell: die Qualität Ihrer Daten. Bei RAG-Projekten steckt ein erheblicher Teil des Aufwands im Aufräumen und Strukturieren der Dokumente, und diese Arbeit kann Ihnen niemand abnehmen, der Ihre Inhalte nicht kennt. Beides bewerten wir im Gespräch, nicht im Rechner.
Datenschutz gehört in die Rechnung, auch wenn er keine Zeile hat
Die Frage, wo das Sprachmodell läuft, entscheidet über den Prüfaufwand. Läuft es in einer EU-Region oder auf Ihrer eigenen Infrastruktur, entfällt die Diskussion über Drittlandtransfers. Wir bauen beide Varianten, auch mit lokal betriebenen Modellen, wenn die Daten das Haus nicht verlassen dürfen. Der Auftragsverarbeitungsvertrag wird bei uns vor Projektstart geschlossen und nicht nach dem Go-live nachgereicht.
Beim EU AI Act hängt alles an der Einstufung Ihres Anwendungsfalls. Die meisten internen Automatisierungen sind nicht hochriskant, aber die Prüfung gehört dokumentiert und nicht angenommen. Unsere Checkliste zur Hochrisiko-Einstufung führt Sie durch die Fragen, die dafür beantwortet sein müssen. Unser Team sitzt in Budapest, also in Ihrer Zeitzone und im EU-Rechtsraum.
Häufige Fragen zum KI-ROI-Rechner
Die Vorgaben im Rechner, also 60 Prozent bei der Dokumentenklassifikation, 50 Prozent bei der E-Mail-Vorsortierung, 40 Prozent im First-Level-Support, 70 Prozent bei der Datenerfassung, 50 Prozent bei Standardberichten, 35 Prozent bei der Vertragsprüfung und 65 Prozent bei der Lead-Qualifizierung, stammen aus Prozessautomatisierungs-Studien von McKinsey, Deloitte und Forrester. Das sind dokumentierte Durchschnittswerte aus Fallstudien, keine Messwerte aus Ihrem Haus. Die reale Spanne liegt zwischen 30 und 80 Prozent und hängt an drei Dingen: wie stark der Prozess variiert, wie sauber die Daten sind und wie viel menschliche Nachkontrolle Sie behalten wollen. Jeder Regler im Rechner lässt sich überschreiben.
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Sprechen wir über Ihren Anwendungsfall
Bei KI ist die Wirtschaftlichkeit selten eindeutig. In 30 Minuten klären wir, welcher Prozess sich als Pilot eignet, wie viel Datenvorbereitung realistisch nötig ist und wo die Grenze zwischen Automatisierung und Nachkontrolle verläuft. Telefon +36 30 098 0767, E-Mail balint@appforge.hu, oder Sie kommen in Budapest vorbei.
Büro Budapest: Bank Center, Szabadság tér 7., 1054 Budapest, 2. Etage, Büro 217. Montag bis Freitag 9:00 bis 18:00 nach Vereinbarung.Angebot innerhalb von 24 Stunden
Der Rechner arbeitet mit Branchendurchschnitten. Auf eine konkrete Anfrage antworten wir innerhalb eines Werktages mit Pilotumfang, Preis und Zeitplan.