Prozesse automatisieren, in Code statt auf einer Plattform

Was ein automatisierter Prozess kostet

Wir veröffentlichen unsere Spannen, weil die Frage in jedem Erstgespräch als erste kommt. Die Zuordnung hängt an der Anzahl der beteiligten Systeme und daran, wie viel Ausnahmebehandlung ein Prozess braucht, nicht an der Größe Ihres Hauses.

Grundlage ist unsere veröffentlichte Preisliste in HUF, umgerechnet zum Kurs 385 HUF/EUR. Die Angaben sind Richtwerte und kein Angebot; abgerechnet wird zum MNB-Mittelkurs am Rechnungsdatum. Umsatzsteuer nach den Regeln des Reverse-Charge-Verfahrens im EU-B2B-Geschäft.

Zur Einordnung gegen den heimischen Markt: Der Freelancer-Kompass 2026 nennt für IT-Freelancer im DACH-Raum einen Medianstundensatz von 95 EUR, für Softwareentwicklung 90 EUR und für SAP und ERP 120 EUR. Das ist eine Freelancer-Erhebung, kein Agenturpreis, und taugt nur als grobe Referenz.

Die drei Fragen, die Ihr Einkauf stellen wird

E-Rechnung ist der Anlass, nicht das Projekt

§ 14 Abs. 1 UStG definiert die elektronische Rechnung als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm gemäß Richtlinie 2014/55/EU. Nach § 14 Abs. 2 UStG ist sie für Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern vorgesehen. § 27 Abs. 38 UStG lässt Papier und andere elektronische Formate übergangsweise zu: für Umsätze bis Ende 2026 allgemein, für Rechnungsaussteller mit höchstens 800.000 EUR Gesamtumsatz im Vorjahr bis Ende 2027, für EDI-Verfahren nach der Empfehlung 94/820/EG ebenfalls bis Ende 2027.

Der praktische Punkt liegt daneben. Wer XRechnung und ZUGFeRD nur einliest und danach genauso weiterarbeitet wie mit einem PDF, hat ein Dateiformat gewechselt und sonst nichts. Der Nutzen entsteht in den Schritten danach: automatischer Abgleich gegen Bestellung und Wareneingang, Kontierungsvorschlag, Freigabe nach Ihrer Vertretungsregelung, Übergabe an die Buchhaltung. Ardent Partners misst im Durchschnitt 9,40 USD und 9,2 Tage je Rechnung, bei den besten Teams 2,78 USD und 3,1 Tage. Der größte einzelne Kostenblock ist laut denselben Auswertungen die Datenerfassung mit 30 bis 35 %, gefolgt von der Ausnahmebehandlung mit 20 bis 25 %. Genau diese beiden Blöcke sind automatisierbar.

Wir liefern die Strecke, nicht die steuerliche Würdigung. Fragen zur Aufbewahrung und zur Behandlung einzelner Belegarten gehören zu Ihrem Steuerberater, und wir stimmen die Umsetzung mit ihm ab.

Warum wir klein anfangen

Der deutsche Mittelstand ist bei KI weiter, als die Debatte vermuten lässt, und zugleich vorsichtig. Bitkom befragte im Frühjahr 2026 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten telefonisch und repräsentativ: 41 % setzen KI ein, ein Jahr zuvor waren es 17 %. Das größte externe Hindernis sind mit 77 % die Datenschutzanforderungen. Das ifo Institut kommt in seiner Konjunkturumfrage vom Mai 2026 auf einen höheren Nutzungsanteil, weil die Frage weiter gefasst ist, und hält zugleich fest, dass nur 18,7 % der Nutzer ein eigenes KI-System entwickeln. Vier von fünf Unternehmen setzen also auf fertige Produkte, und das ist meistens richtig. Interessant wird es an den Stellen, an denen ein fertiges Produkt an Ihren Daten, Ihren Prozessen oder Ihrer ERP-Landschaft scheitert.

Der zweite Grund für den kleinen Zuschnitt ist die Fehlerquote der Branche. Gartner erwartet, dass bis Ende 2027 über 40 % der agentischen KI-Projekte eingestellt werden; die Prognose stützt sich auf eine Umfrage mit 3.412 Antworten. Das MIT-Projekt NANDA berichtete im Juli 2025, dass 95 % der untersuchten generativen KI-Piloten keinen messbaren Effekt auf die Gewinn- und Verlustrechnung hatten. Dieselbe Untersuchung nennt eine Erfolgsquote von 67 %, wenn interne Fachleute mit einem externen Partner arbeiten, gegenüber 22 % bei rein interner Umsetzung. Wir lesen daraus keine Werbung für uns, sondern eine Arbeitsanweisung: ein Prozess, eine Messgröße, ein Pilot, und ein deterministischer Ablauf überall dort, wo ein Modell nichts beiträgt.