Wann ist Dynamics 365 die richtige Wahl?

Wenn Sie ohnehin ein Microsoft-Haus sind. Ein bestehender Mandant mit Microsoft 365, Entra ID als Identitätsschicht und laufenden Power-BI-Auswertungen ist ein echter Vorteil, denn Anmeldung, Berechtigungen und Berichte sind dann bereits gelöst. Wenn Ihre Organisation Lösungs-Lifecycle-Management diszipliniert betreibt, also ein Kompetenzzentrum für die Power Platform hat und verwaltete Lösungen sauber trennt. Wenn Fachabteilungen selbst Anwendungen und Abläufe bauen sollen, denn dafür ist die Plattform gemacht. Und wenn Sie über mehrere Regionen und Mandanten verteilt arbeiten, weil die Verteilung dort fertig vorliegt. In diesen Fällen kaufen Sie mit den Lizenzkosten echte Arbeit ein, die Sie sonst beauftragen müssten.

Was ist mit Business Central? Ist das dieselbe Rechnung?

Nein, das ist eine andere Frage. Dynamics 365 Sales ist der Vertriebszweig, Business Central der ERP-Zweig mit eigener Preisliste, eigenem Funktionsumfang und einem anderen Partnermarkt. Wenn bei Ihnen Warenwirtschaft, Buchhaltung und Lager im Mittelpunkt stehen, vergleichen Sie Business Central mit einem individuellen ERP und nicht mit einem individuellen CRM. Dafür haben wir einen eigenen Rechner, der SAP Business One, Oracle NetSuite, Dynamics 365 und eine Eigenentwicklung über fünf Jahre nebeneinanderstellt. Wenn beides zusammen ansteht, also CRM und ERP, sprechen wir vorher über die Reihenfolge. Zwei parallele Einführungen im selben Quartal gehen erfahrungsgemäß schief.

Wie migrieren Sie Daten und Abläufe aus Dynamics 365 heraus?

Die Daten über die Dataverse-API und das Data Migration Framework, für sehr große Bestände über einen SSIS-Konnektor. Exportiert werden Firmen, Kontakte, Verkaufschancen, eigene Tabellen sowie die vollständige Historie aus E-Mails, Notizen und Anhängen. Der aufwendigere Teil sind die Abläufe: Cloud-Flows lassen sich nicht kopieren, sie werden neu geschrieben, bei uns in Python. Dabei fallen die Abhängigkeiten von Premium-Konnektoren weg, weil HTTP, SQL und REST in einer Eigenentwicklung ohnehin dazugehören. Für 50 bis 100 Plätze rechnen wir mit sechs bis zehn Wochen Parallelbetrieb, Dynamics läuft in dieser Zeit lesend weiter. Der Migrationsteil kostet 10.400 bis 23.400 EUR zusätzlich zum CRM-Projekt.

Wo liegen die Daten, und was steht im AVV?

Wir betreiben in der EU und schließen den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vor Projektstart, samt Liste der Unterauftragsverarbeiter. Ungarn ist EU-Mitgliedstaat, also entfällt die Drittlandprüfung mit Standardvertragsklauseln und Transfer Impact Assessment. Bei Dynamics 365 lässt sich die Verarbeitung in EU-Rechenzentren vertraglich festziehen, das ist gelöst, kostet aber Prüfzeit in Ihrer Rechtsabteilung und in manchen Konstellationen Aufpreis. Wie stark dieser Punkt inzwischen wiegt, zeigt der Bitkom Cloud Report 2026: 98 Prozent der befragten Unternehmen halten die Herkunft des Anbieters für relevant, 68 Prozent würden einen EU-Anbieter bevorzugen, während heute 71 Prozent einen US-Anbieter einsetzen.

Was kostet ein individuelles CRM bei Ihnen, und was ist enthalten?

Der Aufbau liegt bei 46.800 bis 116.900 EUR, die Wartung bei 1.300 bis 3.900 EUR im Jahr. Bis zum Go-live rechnen wir mit 16 bis 22 Wochen. Enthalten sind Vertriebspipeline, Firmen- und Kontaktverwaltung, Verkaufschancen, Auswertungen, die Anbindungen an Ihre bestehenden Systeme und die Übergabe des Quellcodes samt Repository, Build-Pipeline und Dokumentation. Eine KI-gestützte Lead-Bewertung ist ein eigenes Modul für 2.600 bis 7.800 EUR, weil sie nur mit ausreichend Historie sinnvoll ist. Eine Quellcodehinterlegung kostet 1.300 EUR im Jahr, alternativ gibt es die einmalige Übergabe. Der genaue Preis steht nach einem Gespräch von 30 Minuten fest, die Antwort auf eine Anfrage kommt innerhalb eines Werktages.

Sales Enterprise · 105 USD je User und Monat · Stand 2026

Microsoft Dynamics 365 gegen individuelles CRM über fünf Jahre gerechnet

Aufbau46.800 – 116.900 EUR
Wartung1.300 – 3.900 EUR/Jahr
Bis zum Go-live16 bis 22 Wochen

Dynamics 365 Sales Enterprise steht bei 105 USD je User und Monat. Für 50 Vertriebsplätze sind das über fünf Jahre 315.000 USD Basislizenz. Was danach kommt, steht selten im ersten Angebot: Premium-Konnektoren, Dataverse-Kapazität, Umgebungen außerhalb der Produktion und der laufende Aufwand für das Lösungs-Lifecycle-Management. Ein individuelles CRM liegt bei 46.800 bis 116.900 EUR Aufbau und 1.300 bis 3.900 EUR Wartung pro Jahr.

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Kurzfassung

50 Plätze, fünf Jahre, nur Basislizenz: 105 × 50 × 60 = 315.000 USD. Mit Premium-Konnektoren, Umgebungen, Einführung und ALM-Aufwand landen ernsthafte Rollouts bei 600.000 bis 900.000 USD.
Sales Professional kostet 65 USD, Finance 210 USD je User und Monat. Quelle: microsoft.com, Dynamics-365-Preise.
Dataverse begrenzt die API-Anfragen im Standard auf 6.000 je User und Tag. Wer das CRM als Integrationsknoten benutzt, kauft Zusatzkapazität für 20 bis 100 USD im Monat.
Ein individuelles CRM liegt über fünf Jahre bei 53.300 bis 136.400 EUR, Aufbau und Wartung zusammengerechnet. Der Code liegt in Git, ohne getrennte Lösungspflege.
Wenn Sie bereits ein eingerichtetes Microsoft-Haus sind, ist Dynamics 365 häufig der pragmatischere Weg. Auch das steht weiter unten.

Gesamtkosten über fünf Jahre, 50 Vertriebsplätze

Die Dynamics-Spalte rechnet mit den veröffentlichten US-Listenpreisen, weil Microsoft für Deutschland eigene Europreise führt, die sich je nach Vertragsweg unterscheiden und nicht sauber zitierbar sind. Die AppForge-Spalte kommt aus der öffentlichen Preisliste in Forint, umgerechnet mit 385 HUF/EUR und auf volle 100 EUR gerundet.

Position	Dynamics 365 Sales Enterprise	AppForge, individuelles CRM
Basislizenz je User und Monat	105 USD	0 USD
Basislizenz, 5 Jahre, 50 Plätze	105 × 50 × 60 = 315.000 USD	entfällt
Premium-Konnektoren, 5 Jahre	45.000 bis 120.000 USD	enthalten, HTTP und SQL nativ
Umgebung außerhalb der Produktion	100 × 60 = 6.000 USD je Umgebung	enthalten
Einführung im ersten Jahr	80.000 bis 200.000 USD, Partner	46.800 bis 116.900 EUR
Lösungspflege über 5 Jahre	48.000 bis 90.000 EUR	enthalten, Git und CI/CD
Wartung, 5 Jahre gesamt	15 bis 25 % der Jahreslizenz	6.500 bis 19.500 EUR
Gesamtkosten über 5 Jahre	600.000 bis 900.000 USD	53.300 bis 136.400 EUR

Zur Lösungspflege: Der Freelancer-Kompass 2026 nennt für den DACH-Raum einen Medianstundensatz von 95 EUR, für SAP und ERP 120 EUR. Auf einen Achtstundentag gerechnet sind das 760 bis 960 EUR, Agentursätze liegen darüber. Der Umfang von rund 60 Tagen über fünf Jahre ist unsere Schätzung aus vergleichbaren Projekten und keine Erhebung. Ebenfalls nicht in der Tabelle: zusätzliche Dataverse-Kapazität, KI-Zusatzmodule, weitere Sandbox-Umgebungen und Premier Support.

Das Dataverse-Kontingent, der am häufigsten übersehene Posten

Dynamics 365 speichert seine Daten in Dataverse, und Dataverse begrenzt die API-Anfragen je User und Tag. Im Standard sind das 6.000. Für die reine Bedienung am Bildschirm reicht das bequem.

Eng wird es, sobald das CRM zum Integrationsknoten wird: der nächtliche Abgleich mit dem ERP, Preis- und Bestandsabfragen im Sekundentakt, Massenimporte aus dem Onlineshop, die Protokollierung jeder Änderung. Dann brauchen Sie Zusatzkapazität, die je nach Paket zwischen 20 und 100 USD im Monat kostet, und Sie fangen an, Ihre Architektur um ein Kontingent herum zu bauen statt um Ihre Prozesse. Das ist der Punkt, an dem Projekte in unserer Erfahrung teurer werden als geplant, und er taucht in keinem Lizenzangebot auf.

In einer Eigenentwicklung gibt es diese Grenze nicht, weil die Datenbank Ihnen gehört. Dafür müssen Sie Last, Indizes und Sicherungen selbst im Blick behalten. Das nimmt Ihnen niemand ab, und wir sagen es lieber vorher.

Funktionsvergleich ohne Marketingsprache

Jede Zeile der linken Spalte lässt sich auch mit Dynamics 365 erreichen, über ein Modul aus AppSource, über Entwicklung auf der Power Platform oder über eine zusätzliche Konnektorlizenz. Der Unterschied liegt darin, ob sie im Preis steckt.

Individuelles CRM, im Festpreis

· Betrieb in der EU, AVV vor Projektstart
· Keine Lizenz je Arbeitsplatz, kein API-Kontingent
· HTTP, SQL und On-Premise-Schnittstellen ohne Zusatzlizenz
· Quellcode in Git, Auslieferung über CI/CD
· Freie Modellwahl bei KI-Funktionen
· Ausgangsrechnungen in XRechnung und ZUGFeRD
· Beliebig viele eigene Felder und Abläufe
· Übergabe des Quellcodes, Hinterlegung möglich

Was der deutsche Einkauf zusätzlich prüft

Bei Dynamics 365 ist die Datenschutzfrage lösbar, denn die Verarbeitung in EU-Rechenzentren lässt sich vertraglich festziehen. Sie kostet Prüfzeit in Ihrer Rechtsabteilung, und in manchen Konstellationen einen Aufpreis. Wie schwer dieser Punkt inzwischen wiegt, zeigt der Bitkom Cloud Report 2026, Panelbefragung von 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, veröffentlicht am 17.06.2026.

98 %

halten die Herkunft des Cloud-Anbieters für relevant.

68 %

würden einen Anbieter aus der EU bevorzugen.

71 %

setzen heute tatsächlich einen US-Anbieter ein.

Bei uns ist die Antwort kürzer, weil Ungarn EU-Mitgliedstaat ist: Betrieb in der EU, keine Drittlandprüfung, keine Standardvertragsklauseln, kein Transfer Impact Assessment. Den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließen wir vor Projektstart, mit Liste der Unterauftragsverarbeiter.

Wann Dynamics 365 die richtige Wahl ist

Im deutschen Mittelstand ist Microsoft 365 verbreitet, und das verschiebt die Rechnung zugunsten von Dynamics. Vier Fälle, in denen wir davon abraten, ein eigenes CRM zu bauen.

Ein bestehender Microsoft-Mandant mit Entra ID als Identitätsschicht und laufenden Power-BI-Auswertungen. Anmeldung, Berechtigungen und Berichte sind dann bereits gelöst, und diese Arbeit müssten Sie sonst bezahlen.
Eine Organisation, die Lösungspflege diszipliniert betreibt, also ein Kompetenzzentrum für die Power Platform hat und verwaltete Lösungen sauber von unverwalteten trennt. Dann wird aus der ALM-Zeile ein Vorteil statt eines Kostenpostens.
Eine Kultur, in der Fachabteilungen selbst Anwendungen und Abläufe bauen. Genau dafür ist die Plattform gemacht, und in einer Eigenentwicklung geht das nicht.
Verteilter Betrieb über mehrere Regionen und Mandanten. Die Verteilung liegt fertig vor und wäre in einem Eigenbau teuer nachzustellen.

Umgekehrt lohnt der Vergleich, sobald das CRM zum Integrationsknoten wird, sobald Sie an Kontingente stoßen oder sobald die Lizenzkurve über fünf Jahre die Bausumme übersteigt.

Ablösung in fünf Schritten

Für 50 bis 100 Plätze rechnen wir mit sechs bis zehn Wochen Parallelbetrieb. Der Migrationsteil kostet 10.400 bis 23.400 EUR zusätzlich zum CRM-Projekt.

Woche 1 und 2: Bestandsaufnahme der Lösungen
Inventur der verwalteten und unverwalteten Lösungen, eigenen Tabellen, Geschäftsregeln und Plug-ins. Am Ende steht eine Liste dessen, was übernommen wird, und dessen, was seit Jahren niemand mehr benutzt.
Woche 3 bis 5: Datenexport über die Dataverse-API
Firmen, Kontakte, Verkaufschancen und eigene Tabellen im Massenexport, bei sehr großen Beständen über einen SSIS-Konnektor. E-Mails, Notizen und Anhänge werden vollständig übernommen.
Woche 5 bis 7: Abläufe neu schreiben
Cloud-Flows lassen sich nicht kopieren, sie werden in Python neu gebaut. Dabei fallen die Abhängigkeiten von Premium-Konnektoren weg, weil HTTP, SQL und REST ohnehin dazugehören.
Woche 7 bis 9: Aufbau und Abnahmetest
Vertriebspipeline, Firmen- und Kontaktverwaltung, Verkaufschancen, Auswertungen und Anbindungen. Die Vertriebsleitung testet gegen echte Vorgänge, Dynamics steht auf lesend.
Woche 9 und 10: Umstellung und Sicherungsphase
Go-live, danach bleibt Dynamics 30 Tage im Lesemodus als Rückfallebene. Erst dann werden Lizenzen gekündigt und die Power-Platform-Umgebungen abgebaut.

Unser Preis

Die Bänder stammen aus der öffentlichen Preisliste. Module und Ablauf einer Einführung beschreiben wir auf der Seite individuelle CRM-Entwicklung. Wenn es bei Ihnen um Business Central geht, also um den ERP-Zweig, ist das eine andere Rechnung. Dafür gibt es den ERP-TCO-Rechner.

· Aufbau eines individuellen CRM: 46.800 bis 116.900 EUR
· Wartung: 1.300 bis 3.900 EUR im Jahr
· Bis zum Go-live: 16 bis 22 Wochen
· KI-gestützte Lead-Bewertung als eigenes Modul: 2.600 bis 7.800 EUR
· Ablösung eines bestehenden Dynamics 365: 10.400 bis 23.400 EUR, 6 bis 10 Wochen
· Hinterlegung des Quellcodes: 1.300 EUR im Jahr, alternativ einmalige Übergabe
· Umrechnung 385 HUF/EUR, Richtwert. Rechnungsstellung in Euro zum Mittelkurs der Ungarischen Nationalbank am Rechnungsdatum

Vertragsrahmen, Abnahme und Quellcode

Bei einer Entscheidung über 600.000 USD auf fünf Jahre lohnen sich 30 Minuten. Vier Punkte gehören schriftlich ins Angebot.

Ein CRM-Projekt mit definiertem Umfang liefern wir im Werkvertrag. Wir schulden ein abgenommenes Ergebnis samt Gewährleistung. Für die Weiterentwicklung nach dem Go-live passt der Dienstvertrag besser.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird vor Projektstart geschlossen, mit Liste der Unterauftragsverarbeiter und Angabe der Verarbeitungsorte.
Der Quellcode geht mit Repository, Build-Pipeline, Datenbankschema und Dokumentation an Sie über. Es gibt keine getrennte Lösungspflege und keinen Spezialisten, den Sie dafür vorhalten müssen.
Unser Team sitzt in Budapest, in Ihrer Zeitzone, im EU-Rechtsraum und rund zwei Flugstunden entfernt. Abstimmungen laufen auf Deutsch oder Englisch. Da wir gegen ein Pflichtenheft liefern, entsteht kein Tatbestand der Arbeitnehmerüberlassung.

Büro Budapest: Bank Center, Szabadság tér 7., 1054 Budapest, 2. Etage, Büro 217. Montag bis Freitag 9:00 bis 18:00 nach Vereinbarung. Telefon +36 30 098 0767, E-Mail balint@appforge.hu.

Quellen

Stand 14.08.2026. Alle Beträge sind Listenpreise ohne Umsatzsteuer. Lizenz- und Einführungskonditionen lassen sich mit Microsoft oder einem Partner verhandeln.

GYIK

Häufige Fragen zu Dynamics 365 und Eigenentwicklung

Weil die Basislizenz bei Dynamics 365 selten allein bleibt. Sales Enterprise steht bei 105 USD je User und Monat, das sind für 50 Plätze über fünf Jahre 315.000 USD. Dazu kommen in fast jedem Projekt Premium-Konnektoren, wenn Sie an SQL Server, an ein On-Premise-System oder an eine fremde REST-Schnittstelle andocken. Je nach Lizenzweg liegen die zwischen 15 und 40 USD je User und Monat, über fünf Jahre also 45.000 bis 120.000 USD. Umgebungen der Power Platform außerhalb der Produktion kosten 100 USD im Monat, und in der Praxis laufen davon zwei oder drei. Rechnet man Einführung durch einen Partner und den Aufwand für das Lösungs-Lifecycle-Management dazu, landen ernsthafte Rollouts bei 600.000 bis 900.000 USD über fünf Jahre.

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