EU AI Act umsetzen, Schritt für Schritt: was ein Unternehmen tun muss

Gilt der EU AI Act für mein Unternehmen, und was hat sich im Sommer 2026 geändert?

Er gilt, sobald Ihr Unternehmen ein KI-System in der Union anbietet oder einsetzt. Die meisten Verantwortlichen rechnen allerdings mit dem falschen Datum. Die Frist für Hochrisiko-Systeme, der 2. August 2026, ist auf den 2. Dezember 2027 gerutscht. In Kraft getreten sind an diesem 2. August die Transparenzpflichten aus Art. 50.

Die Verschiebung kam mit der Verordnung (EU) 2026/1744, die in der Presse als Digital Omnibus on AI läuft. Vorschlag im November 2025, Abschluss des Trilogs am 7. Mai 2026, Annahme durch das Parlament am 16. Juni und durch den Rat am 29. Juni, Veröffentlichung im Amtsblatt am 24. Juli, Inkrafttreten am 27. Juli 2026. Sechs Tage vor dem ursprünglichen Termin.

Für den deutschen Markt ist eine Zahl dabei wichtiger als die Fristen selbst. Nach einer Erhebung des ifo Instituts vom 5. Juni 2026 entwickeln nur 18,7 Prozent der Unternehmen in Deutschland eigene KI-Systeme, rund drei Viertel nutzen zugekaufte Lösungen. Das heißt: Die große Mehrheit ist Betreiber, nicht Anbieter, und braucht einen völlig anderen Pflichtenkatalog als den, der in den meisten Fachbeiträgen beschrieben wird. Der Bitkom hat am 11. März 2026 gemeldet, dass 41 Prozent der Unternehmen KI bereits einsetzen, ein Jahr zuvor waren es 17 Prozent. Grundlage sind 604 telefonisch befragte Unternehmen ab 20 Beschäftigten, repräsentativ gewichtet.

Sechzehn zusätzliche Monate sind kein Geschenk, sondern Luft zum Atmen. Für Risikomanagement, Daten-Governance und technische Dokumentation eines Anhang-III-Systems ist das keine üppige Frist, zumal die wenigsten Unternehmen vor dem alten Termin überhaupt mit dem Inventar begonnen hatten. Wer sich jetzt auf ein „dann eben 2027“ einrichtet, steht in achtzehn Monaten an derselben Stelle.

Wann gilt welche Pflicht? Die Zeitleiste vor und nach dem Omnibus

Der Omnibus hat drei Dinge bewegt: das Pflichtenpaket für Hochrisiko-Systeme, die Frist für die Reallabore und die produktintegrierten Systeme nach Anhang I. Verbote, GPAI-Regeln und Bußgeldrahmen blieben unangetastet. Die folgende Tabelle stellt beide Daten nebeneinander.

Es lohnt sich, genau zu trennen, was in die Zukunft gerutscht ist und was hier geblieben ist. Verschoben wurden die Abschnitte 1 bis 3 des Kapitels III, und darin steckt auch die Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27, weil Art. 26 und 27 im dritten Abschnitt stehen.

Sind Sie Anbieter oder Betreiber? Diese Frage entscheidet alles Weitere

Fast jede Pflicht der Verordnung hängt an einer Rolle, nicht an der Unternehmensgröße. Anbieter ist nach Art. 3 Nr. 3, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen oder eigener Marke in Verkehr bringt. Betreiber ist nach Art. 3 Nr. 4, wer ein fremdes System in eigener Verantwortung einsetzt. Die Grenze verläuft am Namen, nicht am Quellcode.

Art. 25 verschiebt einen Betreiber in drei Fällen in die Anbieterrolle. Wenn er seinen Namen oder seine Marke auf ein bereits in Verkehr gebrachtes Hochrisiko-System setzt. Wenn er eine wesentliche Änderung vornimmt und das System weiterhin hochriskant bleibt. Und wenn er die Zweckbestimmung eines nicht als hochriskant eingestuften Systems, auch eines Allzweckmodells, so ändert, dass es hochriskant wird. Der ursprüngliche Anbieter ist dann entlastet, muss aber kooperieren und technischen Zugang gewähren.

In deutschen und österreichischen Projekten fehlt dieser Punkt in fast jedem Vertrag. Die Vertragsdiskussion läuft dort über die Abgrenzung von Werkvertrag nach § 631 BGB und Dienstvertrag nach § 611 BGB, also über Erfolg, Abnahme und Gewährleistung. Über die Anbieterrolle nach Art. 3 Nr. 3 sagt diese Abgrenzung nichts, und der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO regelt wieder etwas Drittes. Drei getrennte Fragen, drei Absätze. Unsere Erfahrung: Der Auftraggeber hält die Konformität für die Aufgabe des Entwicklers, der Entwickler für die des Auftraggebers. Ein Absatz heute ist billiger als ein Streit mitten im Marktüberwachungsverfahren.

Der häufigste Fall im deutschen Mittelstand ist die zugekaufte Lösung, die unter der eigenen Marke läuft. Dann sitzt die Anbieterrolle bei Ihnen, die technischen Nachweise liegen aber beim Hersteller. Verlangen Sie deshalb schon in der Ausschreibung die Betriebsanleitung nach Art. 13 in einer Fassung, die Ihre eigenen Pflichten trägt, und lassen Sie sich zusichern, dass Sie im Prüfungsfall Zugang zur technischen Dokumentation nach Anhang IV bekommen. Klären Sie außerdem, wer eine wesentliche Änderung im Sinne von Art. 25 überhaupt auslösen darf. Ein Hersteller, der auf diese drei Fragen keine schriftliche Antwort gibt, wird sie im Ernstfall auch nicht geben.

Schritt 1: Wie erstellen Sie ein Inventar Ihrer KI-Systeme?

Das Inventar ist das eine Arbeitsergebnis, das sich unabhängig von Rolle und Risikoklasse für jedes Unternehmen lohnt. Eine Tabelle, in der jedes Werkzeug mit KI-Anteil steht, einschließlich der Assistenten, die in bereits bezahlter Software eingebaut sind. Ohne diese Liste erfolgt die Einstufung blind, und bei der ersten behördlichen Nachfrage liegt nichts auf dem Tisch.

Beginnen Sie die Suche in der Buchhaltung, nicht in der IT. Kreditkartenabrechnungen und SaaS-Rechnungen zeigen mehr Schatten-IT als jede interne Umfrage: Übersetzungs-Plug-ins, Protokollassistenten, Ranking-Module im Bewerbermanagement, Lead-Scoring im CRM, Stimmungsanalyse im Ticketsystem. All das sind KI-Systeme im Sinne der Verordnung.

Schritt 2: In welche Risikoklasse fällt Ihr System?

Es gibt vier Klassen. Verboten nach Art. 5, hochriskant nach Art. 6 Abs. 1 mit Anhang I oder nach Art. 6 Abs. 2 mit Anhang III, transparenzpflichtig nach Art. 50, und minimales Risiko ohne eigene Pflichten. Eingestuft wird pro System und pro Zweckbestimmung, niemals auf Unternehmensebene.

Anhang III nennt acht Bereiche: Biometrie, kritische Infrastruktur, allgemeine und berufliche Bildung, Beschäftigung und Personalführung, Zugang zu wesentlichen Diensten mit Kreditwürdigkeitsprüfung sowie Risikobewertung in der Lebens- und Krankenversicherung, Strafverfolgung, Migration und Grenzkontrolle sowie Rechtspflege und demokratische Prozesse. Der klassische Mittelständler berührt davon nur den vierten und den fünften Bereich.

Art. 6 Abs. 3 ist der Rettungsanker. Ein System aus Anhang III gilt trotzdem nicht als hochriskant, wenn es kein erhebliches Risiko birgt und eine von vier Bedingungen erfüllt: Es erfüllt eine eng gefasste Verfahrensaufgabe, es verbessert das Ergebnis einer zuvor abgeschlossenen menschlichen Tätigkeit, es erkennt Abweichungen von Entscheidungsmustern ohne die menschliche Bewertung zu ersetzen, oder es erledigt eine vorbereitende Aufgabe. Sobald ein System Profiling betreibt, bleibt es hochriskant, ohne Ausnahme. Der Anbieter muss die Bewertung vor dem Inverkehrbringen dokumentieren und sich nach Art. 49 Abs. 2 trotzdem registrieren. Der Omnibus hat diese Registrierung erleichtert, gestrichen hat er sie nicht.

Die Einstufung haben wir Frage für Frage in einem eigenen Beitrag durchgespielt: Entscheidungsbaum für Hochrisiko-KI-Systeme. Fällt das Ergebnis auf hochriskant, zeigt die Checkliste zu Anhang III, welche Arbeitsergebnisse dann fällig werden.

Schritt 3: Was ist im August 2026 bereits Pflicht?

Drei Dinge. Die Verbote aus Art. 5 seit dem 2. Februar 2025, die KI-Kompetenz nach Art. 4 seit demselben Tag, und die Transparenzpflichten aus Art. 50 seit dem 2. August 2026. Alle drei gelten für jedes Unternehmen, unabhängig von Größe und Risikoklasse. Der Bußgeldrahmen ist seit dem 2. August 2025 scharf.

Art. 5: was vollständig ausgeschlossen ist

Von den acht verbotenen Praktiken sind zwei die, in die ein normales Unternehmen versehentlich hineinläuft. Die erste ist Emotionserkennung am Arbeitsplatz und in Bildungseinrichtungen nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. f, außerhalb medizinischer und sicherheitsbezogener Zwecke. Stimmungsanalyse auf Callcenter-Mitschnitten zählt dazu, wenn sie sich auf die Beschäftigten richtet. Die zweite ist biometrische Kategorisierung nach Buchst. g, sobald daraus auf ein geschütztes Merkmal geschlossen wird. Daneben stehen manipulative Techniken, das Ausnutzen von Schutzbedürftigkeit, Social Scoring, die allein auf Profiling gestützte Straftatenprognose und das ungezielte Auslesen von Gesichtsbildern.

Der Omnibus hat ein Verbot ergänzt: KI zur Erzeugung oder Manipulation nicht einvernehmlicher intimer Aufnahmen und von Darstellungen sexuellen Kindesmissbrauchs. Wer ein generatives System betreibt, muss die Filterung bis zum 2. Dezember 2026 stehen haben.

Art. 50: was auf den Bildschirm gehört

Dieses Paket läuft seit zwölf Tagen und wird von einem großen Teil der Unternehmenswebsites gerade nicht erfüllt. Seine vier Absätze decken vier verschiedene Situationen ab.

Für die technische Seite hat die Kommission am 10. Juni 2026 den Code of Practice on Transparency of AI-Generated Content finalisiert. Die Unterzeichnung ist freiwillig, sie begründet aber die Konformitätsvermutung und benennt konkrete Kennzeichnungsverfahren.

Art. 4: KI-Kompetenz, inzwischen weicher formuliert

Ursprünglich sollten Anbieter und Betreiber ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ihres Personals sicherstellen. Der Omnibus hat daraus eine Pflicht gemacht, die Entwicklung von KI-Kompetenz zu fördern. Aus einer Erfolgspflicht wurde eine Bemühenspflicht. Praktisch genügt eine dokumentierte interne Schulung samt Nutzungsrichtlinie, Prüfungen müssen Sie niemandem abnehmen.

Ich würde das trotzdem nicht als erledigt abhaken. Art. 4 ist die einzige Vorschrift, die jedes Unternehmen trifft, und sie ist für eine Behörde am billigsten zu kontrollieren. Eine dreiseitige Nutzungsrichtlinie plus datierte Teilnehmerliste einer einstündigen Schulung kostet ein paar Stunden.

Schritt 4: Was muss bis zum 2. Dezember 2027 stehen?

Lautet die Einstufung hochriskant, greift das vollständige Paket aus Kapitel III ab dem 2. Dezember 2027, bei produktintegrierten Systemen nach Anhang I ab dem 2. August 2028. Das Paket besteht nicht aus Erklärungen, sondern aus funktionierenden Prozessen und dokumentierten Nachweisen. Die Liste für Anbieter unterscheidet sich von der für Betreiber.

Als Betreiber bekommen Sie mit Art. 26 eine kürzere Liste, die es aber in sich hat. Die menschliche Aufsicht muss einer fachkundigen, geschulten und befugten Person übertragen werden. Eingabedaten in Ihrem Verantwortungsbereich müssen für die Zweckbestimmung relevant sein. Den Betrieb müssen Sie überwachen und den Anbieter bei Risiken oder schwerwiegenden Vorfällen unverzüglich informieren. Protokolle sind mindestens sechs Monate aufzubewahren. Vor dem Einsatz am Arbeitsplatz sind die Arbeitnehmervertretung und die betroffenen Beschäftigten zu informieren. Und betroffene natürliche Personen müssen erfahren, wenn das System Entscheidungen über sie trifft oder unterstützt.

Die Grundrechte-Folgenabschätzung nach Art. 27 bindet öffentliche Stellen, private Einrichtungen mit öffentlichen Dienstleistungen sowie Betreiber der Systeme aus Anhang III Nr. 5 Buchst. b und c, also Kreditwürdigkeitsprüfung und Risikobewertung in der Lebens- und Krankenversicherung. Die ausgefüllte Vorlage geht an die Marktüberwachungsbehörde. Auch diese Pflicht läuft ab dem 2. Dezember 2027, obwohl mehrere Quellen weiterhin den 2. August 2026 drucken.

Die Arbeitsergebnisse haben wir artikelweise aufgeschlüsselt, mit Verantwortlichen und Aktualisierungsrhythmus: AI-Act-Dokumentation. Wenn zusätzlich Datenhoheit eine Rolle spielt, ist das relevant für Art. 10 und Art. 12: Der Bitkom Cloud Report 2026, 603 befragte Unternehmen ab 20 Beschäftigten, kommt darauf, dass 91 Prozent einen deutschen und 68 Prozent einen EU-Anbieter bevorzugen würden, während heute 71 Prozent einen US-Anbieter nutzen. Wer Trainings- und Protokolldaten im Haus behält, löst diesen Konflikt technisch statt vertraglich.

Wie hoch können die Bußgelder ausfallen?

Art. 99 kennt drei Stufen, und in jeder ist der höhere Wert aus Festbetrag und Umsatzanteil die Obergrenze. Verbotene Praktiken erreichen 35 Mio. EUR oder 7 Prozent. Die meisten übrigen Verstöße erreichen 15 Mio. EUR oder 3 Prozent. Unrichtige Angaben gegenüber der Behörde erreichen 7,5 Mio. EUR oder 1 Prozent. Bei KMU dreht sich die Logik um. Die Beträge selbst hat der Omnibus nicht angefasst.

Small Mid-Cap ist eine mit dem Omnibus eingeführte Kategorie: unter 750 Beschäftigte und höchstens 150 Mio. EUR Umsatz. Dazu gehören vereinfachte Dokumentation, Erleichterungen beim Qualitätsmanagementsystem, Vorrang in den Reallaboren und die niedrigere Bußgeldobergrenze auf der zweiten und dritten Stufe. Ein erheblicher Teil des gehobenen Mittelstands fällt in dieses Band, prüfen Sie es an Ihren eigenen Zahlen nach.

Wie das Bußgeldverfahren national ausgestaltet ist, regelt jeder Mitgliedstaat selbst. Aus unserer eigenen Projektpraxis in Ungarn ist die Ausgestaltung dokumentiert: Dort wird der Betrag in Forint festgesetzt, bis zur Obergrenze aus Art. 99 und 100, zahlbar binnen 30 Tagen, ein summarisches Verfahren ist ausgeschlossen. Solche lokalen Verfahrensregeln bauen wir routinemäßig in Compliance-Projekte ein. Für Deutschland und Österreich nennen wir hier bewusst keine Zahl und keine Vorschrift, weil wir die aktuelle Fassung am 14. August 2026 nicht aus einer Primärquelle bestätigen konnten.

Welche Behörde setzt den AI Act durch?

Art. 70 verpflichtet jeden Mitgliedstaat, mindestens eine notifizierende Behörde und mindestens eine Marktüberwachungsbehörde zu benennen und der Kommission zu melden. Die Antwort auf die Frage hängt also davon ab, wo Sie tätig sind. Genau hier endet das, was wir seriös schreiben können.

Die Verwechslung von BSI und AI-Act-Aufsicht begegnet uns in Gesprächen regelmäßig, deshalb steht sie in der Tabelle. Für NIS2 ist die Lage klar und in §§ 28 bis 39 BSIG nachlesbar. Für den AI Act ist sie es in Deutschland aus unserer Sicht noch nicht, jedenfalls nicht in einer Primärquelle, die wir zitieren würden.

Ein zweiter Punkt, der ehrlich benannt gehört: Nationale Ausführungsregeln, die vor dem 27. Juli 2026 entstanden sind, gehen teilweise noch von der Anwendungslogik des 2. August 2026 aus, während die Verordnung das nicht mehr tut. Aufgelöst wird dieser Widerspruch nach unserer Einschätzung zugunsten der unmittelbar geltenden Verordnung, also zugunsten des 2. Dezember 2027. Das ist eine Schlussfolgerung, keine Behördenauskunft. Wenn daran bei Ihnen ein echtes Risiko hängt, holen Sie die Auskunft schriftlich ein.

Was tun Sie in den nächsten 30 Tagen?

Ein Monat bringt keine fertige Konformität, schließt aber die drei heute schon bußgeldbewehrten Pflichten und bringt den Hochrisiko-Strang ins Rollen. Die Reihenfolge ist wichtig: erst das Inventar, denn ohne das wissen Sie nicht, wofür Sie Regeln schreiben. Rechnen Sie bei 50 bis 500 Beschäftigten mit zwei bis drei Personentagen plus juristischer Durchsicht.

1. Woche eins. Lassen Sie sich aus der Buchhaltung die SaaS-Rechnungen und Kartenabrechnungen geben und bauen Sie daraus die erste Fassung des Inventars mit den sieben Spalten oben. Fragen Sie in der Personalabteilung und im Marketing nach, welche Werkzeuge dort tatsächlich laufen.
2. Woche eins. Gehen Sie die Verbote aus Art. 5 durch, besonders Emotionserkennung am Arbeitsplatz. Tut ein System das, schalten Sie es ab. Das ist keine Frist, das gilt sofort.
3. Woche zwei. Setzen Sie den Hinweis nach Art. 50 Abs. 1 auf jede KI-Oberfläche mit Kundenkontakt. Ein Satz über dem Chatfenster, sichtbar vor der ersten Nachricht.
4. Woche zwei. Erfassen Sie, wo Sie generative Inhalte erzeugen, und klären Sie, wie die maschinenlesbare Kennzeichnung nach Art. 50 Abs. 2 technisch umgesetzt wird. Für Bestandssysteme läuft die Frist bis zum 2. Dezember 2026.
5. Woche drei. Schreiben Sie eine dreiseitige Nutzungsrichtlinie für KI und halten Sie eine einstündige interne Schulung. Das ist die dokumentierte Erfüllung von Art. 4. Heben Sie die Teilnehmerliste auf.
6. Woche drei. Ordnen Sie jede Zeile des Inventars einer der vier Klassen zu. Markieren Sie die Treffer aus Anhang III und prüfen Sie, ob die Ausnahme aus Art. 6 Abs. 3 in Betracht kommt.
7. Woche vier. Geben Sie jedem als hochriskant markierten System eine verantwortliche Person und einen Zeitplan, rückwärts gerechnet vom 2. Dezember 2027. Die technische Dokumentation nach Anhang IV ist keine Zwei-Wochen-Aufgabe.
8. Woche vier. Prüfen Sie Entwicklungs- und Lieferantenverträge darauf, wer Anbieter und wer Betreiber ist. Wo es nicht dasteht, ergänzen Sie einen Absatz.

Fällt Ihr Unternehmen zusätzlich unter NIS2, führen Sie beide Programme gemeinsam, weil Risikomanagement, Protokollierung und Vorfallbehandlung zu großen Teilen doppelt verwertbar sind. In Deutschland ist das besonders relevant: Das NIS2-Umsetzungsgesetz hat das BSIG neu gefasst, es gilt seit dem 6. Dezember 2025, und § 30 BSIG nennt die Sicherheit der Lieferkette als eigenen Pflichtbereich. Betroffene Auftraggeber geben diese Anforderungen über den Vertrag an Entwicklungspartner weiter, auch an solche im Ausland. Die Grundlagen stehen in Anwendungsbereich, Fristen und Bußgelder nach NIS2, die konkrete Überschneidungstabelle in NIS2 und EU AI Act zusammen.

Was wird am häufigsten zum AI Act gefragt?

Die folgenden Fragen stammen aus Gesprächen mit operativ tätigen Unternehmen, nicht aus Kanzleiseminaren. Jede Antwort nennt Artikel und Datum, damit Sie sie an der Verordnung prüfen können, statt uns zu glauben.

Dieser Text ist Information, keine Rechtsberatung, und er ersetzt kein Einzelfallgutachten. Einstufung und Rollenzuordnung hängen in jedem Unternehmen an der konkreten Zweckbestimmung und der vertraglichen Konstruktion. Wir sind ein Entwicklungshaus, keine Kanzlei: Den juristischen Teil übernimmt Ihre Rechtsabteilung, den technischen übernehmen wir. Wie ein solches Projekt bei uns zugeschnitten ist, steht auf der Seite zur EU-AI-Act-Umsetzung, mit fixem Preis und vier bis acht Wochen Durchlaufzeit.

Zur Größenordnung der technischen Arbeit, aus unserer öffentlichen Preisliste und umgerechnet zum MNB-Mittelkurs vom 14. August 2026 (1 EUR = 363,28 HUF), als Richtwert ohne Gewähr: Chatbot oder Prozessautomatisierung 2.750 bis 8.250 EUR, RAG-Wissensdatenbank 8.250 bis 22.000 EUR, individuelle KI-Lösung 13.750 bis 41.250 EUR. Der verbindliche Preis entsteht nach einem Scoping-Gespräch, weil der Aufwand für Kennzeichnung, Protokollierung und Nachweise stark davon abhängt, wie Ihre Systeme heute gebaut sind.

Primärquellen: Verordnung (EU) 2026/1744, Europäische Kommission, Regulatory framework for AI, AI Act Service Desk, Art. 99, BSIG in der Fassung des NIS2UmsuCG, unsere Preisliste als JSON, MNB-Wechselkurse. Marktdaten: ifo Institut (05.06.2026), Bitkom, Digitalisierung der Wirtschaft (11.03.2026), Bitkom Cloud Report 2026 (17.06.2026). Analysen: FPF-Zeitleiste (28.07.2026), Freshfields (10.07.2026), Gibson Dunn (27.05.2026), Bird & Bird zum Transparency Code of Practice (10.06.2026). Artikeltexte: Art. 5, Art. 25, Art. 26, Art. 27, Art. 50, Anhang III. Diese Seiten geben den konsolidierten Text wieder, ihre Zeitleiste ist jedoch veraltet.