Was kostet Individualsoftware 2026?
Eine interne Fachanwendung kostet 3.900 bis 13.000 EUR, ein Kunden- oder Partnerportal 7.800 bis 20.800 EUR, eine mobile App 2.600 bis 18.200 EUR, ein individuelles CRM 31.200 bis 130.000 EUR, ein individuelles ERP 20.800 bis 260.000 EUR. Die Laufzeiten reichen von vier Wochen bis zu zwei Jahren.
Das ist die kurze Antwort. Die ehrlichere beginnt damit, dass die Frage „Was kostet eine Software“ so wenig eine einzelne Zahl hat wie die Frage nach dem Preis eines Hauses. Was es gibt, ist etwas Brauchbareres: Preisspannen je Projekttyp. Damit wissen Sie vor der ersten Ausschreibung, ob Ihr Vorhaben bei 5.000, bei 20.000 oder bei 80.000 EUR liegt. Genau das liefert dieser Beitrag, dazu die fünf Größen, die innerhalb einer Spanne den Ausschlag geben, die Stundensätze 2026 im deutschen und im Nearshore-Vergleich und die Hebel, die das Budget tatsächlich senken.
3.900 – 130.000 EUR
übliche Projektspanne für Individualsoftware aus unserer veröffentlichten Preisliste
Umrechnung 385 HUF/EUR, Richtwert
95 EUR
Medianstundensatz von IT-Freelancern im DACH-Raum
Freelancer-Kompass 2026, 02.07.2026
30 – 50 %
Ersparnis gegenüber Onshore, die deutsche Branchenquellen 2026 übereinstimmend für Nearshore nennen
Zur Datenbasis: Die Projektpreise stammen aus unserer eigenen, dauerhaft veröffentlichten Preisliste, die in Forint geführt wird. Für diesen Beitrag rechnen wir mit 1 EUR = 385 HUF und runden auf volle 100 EUR. Der Kurs ist ein kalkulatorischer Richtwert und kein Tageskurs; abgerechnet wird in Euro zum Mittelkurs der Ungarischen Nationalbank am Rechnungsdatum. Bei Geschäftskunden mit gültiger USt-IdNr. greift das Reverse-Charge-Verfahren, Sie erhalten also eine Nettorechnung ohne ungarische Umsatzsteuer.
Welcher Projekttyp liegt in welcher Spanne?
Diese sieben Kategorien decken den größten Teil dessen ab, was mittelständische Auftraggeber tatsächlich anfragen. Die Preise gelten für ein fertiges, übergebenes System einschließlich Spezifikation, Test und Einweisung, jeweils netto.
| Projekttyp | Preis (netto) | Dauer | Was darin steckt |
|---|---|---|---|
| Interne Fachanwendung | 3.900 – 13.000 EUR | 2–5 Monate | Eigene Geschäftslogik, Admin-Backend, Anbindung an ERP oder CRM. Ersetzt die gewachsene Tabellenlandschaft |
| Prozessautomatisierung, je Workflow | 260 – 26.000 EUR | Pilot 1–2 Wochen | Unten drei Schritte vom Formular ins CRM, oben Rechnungs-OCR mit KI-Klassifizierung und Freigabekette |
| Kunden- oder Partnerportal | 7.800 – 20.800 EUR | 3–6 Monate | Eigener Login für Kunden: Auftragsstatus, Dokumente, Selbstbedienung statt Telefon |
| Mobile App | 2.600 – 18.200 EUR | 6 Wochen – 5 Monate | iOS und Android aus einer Codebasis, eigenes Backend, Bezahlfunktion, Push |
| KI-System | 2.600 – 39.000 EUR | 4 Wochen – 9 Monate | Vom Chatbot auf einer Wissensbasis bis zu Agenten mit Vektorsuche und Rechteprüfung je Nutzer |
| Individuelles CRM | 31.200 – 130.000 EUR | 4–9 Monate | Vertriebs-Pipeline, CPQ, Marketing-Automatisierung, keine Lizenz je Arbeitsplatz |
| Individuelles ERP | 20.800 – 260.000 EUR | 3–24 Monate | Warenwirtschaft, Finanzen, Fertigung; E-Rechnung als XRechnung und ZUGFeRD, GoBD-Nachweise |
Ein paar Anmerkungen dazu. Die interne Fachanwendung ist der häufigste Einstiegsauftrag: ein konkreter Ablauf wird digitalisiert, Auftragsscheine, Anlagenverwaltung oder Urlaubsfreigabe. Sie bleibt günstig, weil kaum Schnittstellen anfallen und die Oberfläche funktional bleiben darf. Bei der Prozessautomatisierung ist die Spanne mit Absicht so breit: ein dreistufiger Workflow und eine KI-gestützte Rechnungsverarbeitung mit Freigabekette sind technisch zwei verschiedene Projekte, auch wenn beide unter demselben Wort laufen. Eine Mehrsystem-Integration mit sauberer Fehlerbehandlung liegt dazwischen, bei 1.300 bis 6.500 EUR.
Die beiden großen Posten sind CRM und ERP. Bei 31.200 EUR bekommen Sie ein fokussiertes CRM mit drei bis fünf Modulen; jenseits von 65.000 EUR reden wir über Telefonie-, Banken- und Shop-Anbindungen sowie ein Rollenmodell mit Freigabeketten. Die Details dazu stehen auf unserer Seite zur individuellen CRM-Entwicklung. Beim ERP sollten Sie ohnehin nie den Entwicklungspreis allein vergleichen, sondern die Gesamtkosten über fünf Jahre inklusive Lizenz, Betrieb und Ausbau. Dafür gibt es unseren ERP-TCO-Rechner.
Bei mobilen Apps steht am unteren Rand eine App, die an ein vorhandenes Backend andockt; am oberen ein eigenständiges Produkt mit Backend, Bezahlfunktion und Offline-Modus. Enterprise-Apps mit SSO, Audit-Log und SLA beginnen bei 18.200 EUR. Auch die Technologiewahl bewegt den Preis spürbar, dazu die Gegenüberstellung in unserem Beitrag zu den Kosten der App-Entwicklung.
Was treibt den Preis innerhalb einer Spanne?
Warum kostet das eine Portal 7.800 EUR und das andere 20.800 EUR? Es liegt nicht an der Laune des Anbieters. Fünf Größen können den Preis jeweils um 30 bis 100 Prozent verschieben. Wenn Sie Angebote vergleichen, fragen Sie entlang dieser fünf, was im Preis enthalten ist.
1. Umfang: wie viele Funktionen wirklich gebraucht werden
Der stärkste Hebel. Eine „Auftragsverwaltung“ kann fünf Masken bedeuten oder fünfundzwanzig, vom Angebot über Teillieferung und Gutschrift bis zur Speditionsanbindung. Als grobe Orientierung aus eigenen Kalkulationen, nicht aus der Preisliste: ein klar abgegrenztes Funktionsmodul mittlerer Komplexität liegt bei 780 bis 2.080 EUR. Der Umfang gehört deshalb nicht gekürzt, sondern priorisiert. Dazu unten mehr.
2. Schnittstellen: woran das System hängt
Jede Anbindung an ein fremdes System kostet, und der Preis hängt fast ausschließlich von der Qualität der Gegenstelle ab. Eine dokumentierte REST-Schnittstelle zur Buchhaltung ist in Tagen erledigt, die Kartierung eines fünfzehn Jahre alten Systems ohne Dokumentation verbraucht Wochen, bevor die erste Zeile Integrationscode entsteht. Rechnen Sie für eine Mehrsystem-Integration mit Fehlerbehandlung und Wiederholungslogik mit 1.300 bis 6.500 EUR. Vier solcher Anbindungen verdoppeln ein sonst schlichtes System.
Ein Sonderfall, der in Deutschland fast immer auftaucht: die elektronische Rechnung nach § 14 UStG, mit den Übergangsregelungen in § 27 Abs. 38 UStG. Wenn Ihre Anwendung Rechnungen erzeugt oder empfängt, sind XRechnung und ZUGFeRD keine Option, sondern Pflichtprogramm. Für uns ist das Routine, weil wir dieselbe Arbeit in Ungarn seit Jahren mit der behördlichen Rechnungsmeldung machen. Nur ist das dort ein anderes Format und keine Referenz, die Sie interessieren muss.
3. Rollen und Berechtigungen
Nicht die Anzahl der Nutzer treibt den Preis, sondern die Zahl der Rollen. Wenn Sachbearbeitung, Teamleitung, Buchhaltung und externe Partner jeweils anderes sehen und anderes freigeben dürfen, vervielfacht das Masken und Testfälle. Zwei Stufen, also Administrator und Nutzer, sind der Grundfall. Vier bis fünf Rollen mit Freigabeketten schlagen erfahrungsgemäß mit 20 bis 40 Prozent zusätzlichem Entwicklungsaufwand zu Buche.
4. Oberfläche und Bedienung
Für interne Werkzeuge genügt eine aufgeräumte, funktionale Oberfläche auf Basis eines bewährten Komponentensystems, und die gibt es schnell. Bei Produkten, die Ihre Kunden sehen, ist die Gestaltung dagegen eine Frage von Marke und Abschlussquote. Für eine eigene UX-Phase mit Prototyp und Test rechnen wir mit 1.300 bis 5.200 EUR. Das ist kein Luxus: ein Portal, das die Bedienung erschwert, wird schlicht nicht benutzt, und dann war das ganze Projekt umsonst.
5. Betrieb, Wartung, Gewährleistung
Mit der Abnahme endet die Geschichte nicht. Für CRM- und ERP-Projekte kalkulieren wir jährlich 15 bis 25 Prozent der Entwicklungskosten für Hosting, Sicherheitsupdates, Fehlerbehebung und kleinere Änderungen; laufende Automatisierungen betreuen wir für 78 bis 390 EUR im Monat je Workflow. Beim Angebotsvergleich ist das die häufigste Falle: Ein Preis enthält Gewährleistung und Reaktionszeiten, der andere stellt jede Korrektur nach der Abnahme einzeln in Rechnung.
Wie hoch sind die Stundensätze 2026 in Deutschland und im Nearshore-Vergleich?
Der Stundensatz ist die zweithäufigste Frage nach dem Preis und die am häufigsten falsch gelesene Zahl. Belastbar ist die Datenlage nur teilweise: Für Freelancer existiert eine Panelerhebung, für Agentursätze nicht. Die folgende Tabelle sagt bei jeder Zeile dazu, woher sie kommt.
| Wer entwickelt | Stundensatz 2026 | Wann das passt | Woher die Zahl stammt |
|---|---|---|---|
| Deutsche Agentur | 100 – 180 EUR | Vor-Ort-Termine, Konzernbeschaffung, deutsche Vertragspartei zwingend gefordert | Anbieter- und Vergleichsportale, keine repräsentative Erhebung |
| Deutscher Freelancer | 80 – 140 EUR | Abgegrenzte Aufgabe, technische Steuerung bleibt im eigenen Haus | dieselbe Quellenlage, Näherungswert |
| IT-Freelancer DACH, Median | 95 EUR | Referenzwert für die eigene Kalkulation | Freelancer-Kompass 2026, Panelbefragung, 02.07.2026. Softwareentwicklung 90 EUR, SAP und ERP 120 EUR |
| Nearshore Mitteleuropa | 40 – 80 EUR, konservativere Quelle 30 – 55 EUR | Mehrmonatige Entwicklung mit fester Teamzusammensetzung | software-entwickeln-lassen.com 2026 und Groenewold IT, 19.06.2026 |
| Nach Land | Tschechien 55–85, Polen 50–80, Rumänien 40–65, Ungarn ab etwa 36 | Standortwahl innerhalb der EU, gleiche Zeitzone | devico.io 23.12.2025; der ungarische Wert ist ein öffentlicher Listenpreis eines Budapester Anbieters |
Aus der Tabelle folgen zwei Dinge. Erstens: Ein niedriger Stundensatz ist kein niedriger Projektpreis. Ein Entwickler für 40 EUR, der wegen fehlender Erfahrung die doppelte Zeit braucht, kommt teurer als ein Senior für 75 EUR. Der Unterschied fällt selten bei der Übergabe auf, sondern zwei Jahre später bei der ersten größeren Änderung. Zweitens: Bei einem Festpreisprojekt ist der Stundensatz nur eine interne Rechengröße. Was Sie schützt, sind der fixierte Leistungsumfang, die Meilensteine und die Gewährleistung.
Wir selbst veröffentlichen bewusst keinen Stundensatz, weil wir ausschließlich in Festpreisspannen anbieten. Zur Einordnung nennen deutsche Quellen für ein dediziertes Team aus drei bis fünf Personen 8.000 bis 25.000 EUR im Monat und für Festpreisprojekte 30.000 bis 150.000 EUR. Für Spezialgebiete wie KI oder Sicherheit kommt ein Aufschlag von 20 bis 40 Prozent hinzu. Wie sich das gegenüber einer deutschen Agentur rechnet, haben wir im Beitrag zu den Entwicklungskosten in Deutschland und im Nearshore-Vergleich aufgeschlüsselt.
Offshore außerhalb Europas kostet weniger als jede Zeile dieser Tabelle. Belastbare Zahlen für 2026 habe ich in den deutschsprachigen Quellen dazu allerdings nicht gefunden, deshalb steht hier keine. Zeitverschiebung und Nacharbeitsanteil verschieben die Rechnung ohnehin, und wie stark, hängt zu sehr vom einzelnen Anbieter ab, um es zu beziffern.
Wie senken Sie das Budget, ohne an der falschen Stelle zu sparen?
Innerhalb der genannten Spannen liegt der Endbetrag zu großen Teilen bei Ihnen. Nicht über die Verhandlung, dort kaufen Sie Qualität ab, sondern über den Zuschnitt des Projekts. Vier Hebel, die messbar wirken:
- Starten Sie mit einem ersten Ausbaustand statt mit der Gesamtvision. Bauen Sie die drei bis fünf Funktionen, von denen 80 Prozent der täglichen Arbeit abhängen. Bei einer mobilen App sind das 2.600 bis 7.800 EUR und 6 bis 10 Wochen bis zum produktiven Betrieb. Danach wissen Sie, was wirklich gebraucht wird. Das Vorgehen beschreibt unser Beitrag zur MVP-Entwicklung.
- Schneiden Sie große Vorhaben in Phasen. Statt eines CRM-Projekts über 65.000 EUR drei Phasen zu je 20.000 bis 25.000 EUR, jede mit einem nutzbaren System am Ende. Damit sinkt auch das Risiko: Wenn die erste Phase enttäuscht, liegen zwei Drittel des Budgets noch bei Ihnen.
- Lassen Sie auf erprobten Bausteinen aufsetzen. Anmeldung, Berechtigungen, Bezahlfunktion, Rechnungsanbindung: nichts davon gehört neu geschrieben. Ein eingespieltes Team setzt bewährte Teile zusammen und verwendet die Entwicklungszeit auf das, was wirklich nur bei Ihnen so läuft.
- Kommen Sie mit einer präzisen Prozessbeschreibung. Kein Pflichtenheft, das ist unsere Aufgabe, sondern eine klare Darstellung davon, wer heute was in welcher Reihenfolge tut und was sich ändern soll. Jede Unklarheit, die erst während der Entwicklung geklärt wird, kostet ungefähr das Doppelte einer vorher getroffenen Entscheidung.
Wobei Sie nicht sparen sollten: Test, Datenübernahme und Einweisung. Diese drei fallen in Preisverhandlungen zuerst, und im ersten Monat nach dem Produktivstart zeigt sich dann, dass der Kundenstamm falsch übernommen wurde und niemand mit dem neuen System umgehen kann.
Was kostet die Zeit nach der Abnahme?
Der Projektpreis ist ungefähr die Hälfte der Entscheidung. Die andere Hälfte steht im Vertrag und betrifft die Jahre danach. Vier Punkte, die deutsche Auftraggeber vor der Unterschrift klären sollten und die im Angebotsvergleich mehr ausmachen als 10 Prozent Preisunterschied.
Die Vertragsart. Ein Werkvertrag nach § 631 BGB schuldet ein Ergebnis und endet mit Abnahme und Gewährleistung. Ein Dienstvertrag nach § 611 BGB schuldet sorgfältiges Tätigwerden, sonst nichts. Beides ist legitim, aber die Preise sind nicht vergleichbar. Wer Kapazität einkauft, zahlt weniger je Stunde und trägt das Ergebnisrisiko selbst.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag. Sobald personenbezogene Daten im Spiel sind, gehört der AVV nach Art. 28 DSGVO vor den Projektstart, samt Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter. Ungarn ist EU-Mitgliedstaat, für die Zusammenarbeit selbst brauchen Sie also weder Standardvertragsklauseln noch ein Transfer Impact Assessment. Das ist ein struktureller Unterschied zu Anbietern außerhalb der EU und einer der Gründe, warum Nearshore in der Beschaffung leichter durchgeht.
Quellcode und Repository. Lassen Sie sich schriftlich geben, dass die Codebasis mitsamt Historie und Dokumentation an Sie übergeht. Bei uns ist das der Normalfall. Es ist der Unterschied zwischen einem Angebot, das Sie in drei Jahren neu ausschreiben können, und einem, bei dem der Wechsel eine Neuentwicklung bedeutet.
Der Wartungsvertrag. Verlangen Sie eine Zahl, keine Zusicherung. 15 bis 25 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr ist bei Geschäftsanwendungen realistisch. Ein Anbieter, der null Wartung verspricht, betreibt entweder nichts oder stellt später Rechnungen. Was wir übrigens nicht haben: eine ISO-27001-Zertifizierung. Falls die in Ihrer Beschaffung zwingend ist, sagen wir das vor dem Angebot.
Zusammenfassung und häufige Fragen
Was kostet eine einfache Individualsoftware?
Eine eng geschnittene interne Fachanwendung, etwa Auftragsscheine, Bestandsführung oder Urlaubsplanung, liegt bei 3.900 bis 13.000 EUR. Der Preis bleibt am unteren Rand, wenn wenige Schnittstellen nötig sind, zwei Rollen ausreichen und die Oberfläche funktional statt markenbildend ist. Ein erster produktiver Ausbaustand ist in 6 bis 10 Wochen möglich.
Wie hoch sind die Stundensätze für Softwareentwicklung 2026?
Für deutsche Agenturen kursiert die Spanne 100 bis 180 EUR, für deutsche Freelancer 80 bis 140 EUR. Der Freelancer-Kompass 2026 nennt für IT-Freelancer im DACH-Raum einen Median von 95 EUR, in Softwareentwicklung 90 EUR und bei SAP und ERP 120 EUR. Nearshore-Anbieter in Mitteleuropa liegen je nach Quelle bei 30 bis 80 EUR.
Was kostet ein individuelles CRM-System?
31.200 bis 130.000 EUR bei 4 bis 9 Monaten Umsetzung. Am unteren Rand steht ein fokussiertes System mit drei bis fünf Modulen für ein Vertriebsteam. Nach oben treiben Telefonie, Rechnungsstellung, Shop-Anbindung und Marketing-Automatisierung, dazu ein Rollenmodell mit Freigabeketten. Eine Lizenzgebühr je Arbeitsplatz entfällt.
Warum sind die Preisspannen bei Individualsoftware so breit?
Weil fünf Größen den Preis bewegen und jede einzelne ihn vervielfachen kann: der Funktionsumfang, die Zahl der Schnittstellen, das Rollen- und Berechtigungsmodell, der Anspruch an die Oberfläche sowie der vereinbarte Betriebs- und Wartungsumfang. Zwei auf den ersten Blick ähnliche Systeme können deshalb um den Faktor fünf auseinanderliegen.
Wie lange dauert die Entwicklung von Individualsoftware?
Eine interne Webanwendung 2 bis 5 Monate, eine mobile App 6 Wochen bis 5 Monate, ein KI-System 4 Wochen bis 9 Monate, ein individuelles CRM 4 bis 9 Monate, ein ERP je nach Modulzahl 3 bis 24 Monate. Verzögerungen entstehen erfahrungsgemäß seltener in der Entwicklung als bei fehlenden Inhalten, offenen Entscheidungen und später Testrückmeldung.
Mit welchen jährlichen Wartungskosten muss ich rechnen?
Für CRM- und ERP-Projekte kalkulieren wir 15 bis 25 Prozent der Entwicklungskosten pro Jahr. Darin stecken Hosting, Sicherheitsupdates, Fehlerbehebung und kleinere Änderungen. Für laufende Automatisierungen liegt die Betreuung bei 78 bis 390 EUR im Monat je Workflow. Ein Angebot ohne Wartungsposition verschiebt diese Kosten nur, es senkt sie nicht.
Werkvertrag oder Dienstvertrag: was ist bei Individualsoftware üblich?
Bei einem definierten Leistungsumfang zum Festpreis ist der Werkvertrag nach § 631 BGB der Normalfall. Er schuldet ein Ergebnis und endet mit Abnahme und Gewährleistung. Der Dienstvertrag nach § 611 BGB schuldet nur sorgfältiges Tätigwerden und passt zur Kapazitätsaufstockung unter Ihrer Steuerung. Ohne ausdrückliche Ergebnisdefinition entsteht im Zweifel ein Dienstvertrag.
Standardsoftware oder Individualsoftware: was rechnet sich?
Kurzfristig fast immer die Standardsoftware. Über drei bis fünf Jahre dreht sich das Bild häufig, weil die Lizenz je Arbeitsplatz mitwächst und Ihre Abläufe sich dem Produkt anpassen müssen. Der Kipppunkt liegt typischerweise bei 10 bis 20 Nutzern plus mindestens einem Kernprozess, den das Standardprodukt nicht abbildet.
Wenn Sie bis hierher gelesen haben, kennen Sie die Größenordnung Ihres Vorhabens. Der nächste Schritt ist eine konkrete Zahl. Fordern Sie ein unverbindliches Angebot an: Sie bekommen innerhalb von 24 Stunden eine Schätzung als Spanne mit Positionen, auf Deutsch, von einem Team innerhalb der EU. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und kostet nichts.
Woher die Zahlen stammen
Alle externen Quellen wurden am 14.08.2026 abgerufen. Die Projektpreise stammen aus unserer eigenen Preisliste und sind mit 1 EUR = 385 HUF umgerechnet, gerundet auf volle 100 EUR. Die EUR-Angaben sind Richtwerte; verbindlich wird der Preis im Angebot.
- Projektpreise und Wartungsanteile: AppForge-Preisliste, Preisseite DACH, MNB-Mittelkurse
- Stundensätze: Freelancer-Kompass 2026, 02.07.2026, software-entwickeln-lassen.com, 2026, Groenewold IT, 19.06.2026, Yeeply, 12.08.2026
- Ländervergleich Mitteleuropa: Devico, 23.12.2025, öffentlicher Listenpreis eines Budapester Anbieters
- Team- und Festpreismodelle sowie der Spezialisierungsaufschlag: software-entwickeln-lassen.com, Nearshoring, 2026
- Recht: § 631 BGB, § 611 BGB, § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG, Art. 28 DSGVO